Síla kontingenčních tabulek - články TechTV

Jsou zpět !!!!

Je skvělé, že se televizní pořad Call for Help vrátí do éteru na TechTV Canada. Toto jsou moje show show z mého vystoupení v epizodě 31.

25. výročí

V roce 2004 si připomínáme 25. výročí vynálezu, který změnil svět - elektronické tabulky. V roce 1978 se tabulka skládala ze zeleného papíru, mechanické tužky a gumy.

Pokud jste na obrázku výše zjistili, že jedno číslo není v pořádku, museli byste vymazat všechna červeně zvýrazněná čísla.

V roce 1979 dva muži všechno změnili. V roce 1978 si student MIT jménem Dan Bricklin představil kalkulačku s kuličkou myši na dně. Myslel si, že by bylo skvělé mít možnost procházet zpět minulé položky, změnit číslo a aktualizovat všechny budoucí výpočty. Ve spolupráci s Bobem Frankstonem vyvinuli první elektronickou tabulku na světě. V říjnu 1979 vydali VISIble CALCulator pro Apple IIe a nazvali jej VisiCalc. Zde je snímek obrazovky VisiCalc

Před VisiCalcem neexistoval žádný přesvědčivý důvod ke koupi osobního počítače. Chystaly se společnosti utratit tisíce dolarů za hraní MicroChessu? VisiCalc doslova řídil celý počítačový průmysl, protože mnoho společností koupilo počítač za účelem spuštění VisiCalc. Dan Bricklin a Bob Frankston přistáli na obálce časopisu Inc. To je Bob nalevo a Dan napravo.

Dnes, pokud navštívíte DanBricklin.com, si můžete stáhnout pracovní kopii VisiCalc, která poběží v DOSu pod Windows. Pozoruhodné je, že celý program je pouze 28 kB !.

Kontingenční tabulky

Věci prošly dlouhou cestu za 25 let. Dnes je Microsoft Excel velmi výkonný. Nejvýkonnější funkcí v aplikaci Excel je kontingenční tabulka. Ty byly původně představeny v polovině 80. let, kdy vyšel Lotus Improv.

  1. Začněte s dobře tvarovanými daty v aplikaci Excel

    Vaše data by neměla obsahovat žádné úplně prázdné řádky nebo sloupce. Nad každým sloupcem by měl být jedinečný nadpis. Měli byste se ujistit, že nadpisy jsou v jedné řadě namísto dvou nebo tří řádků. Moje ukázková data jsou několik stovek řádků fakturačních údajů.

  2. Vyberte jednu buňku v datové sadě.

    V nabídce vyberte Data> Kontingenční tabulka a sestava kontingenčního grafu.

  3. V kroku 1 Průvodce kontingenční tabulkou přijměte všechna výchozí nastavení kliknutím na Dokončit.

  4. Nyní budete mít v sešitu nový list. Všechna pole dostupná ve vaší datové sadě se zobrazí v seznamu polí kontingenční tabulky.

  5. Řekněme, že váš manažer chce přehled výnosů podle regionu a produktu. Přetáhněte pole regionu ze seznamu polí a umístěte jej do sekce Pole polí zde. Všimněte si, že když je myš na správném místě, ukazatel myši se změní a zobrazí modrý pruh v krajní levé části kontingenční tabulky.

  6. Dále přetáhněte pole Produkt ze seznamu polí a přetáhněte jej do sekce Sloupcová pole zde. Na následujícím obrázku si povšimněte, jak je modrá část ukazatele myši ve 2. obdélníku shora.

  7. Dále přetáhněte pole Výnosy ze seznamu polí a přetáhněte je do sekce Datové položky. Modrá část ukazatele myši je v hlavní oblasti listu.

  8. Zpráva o kontingenční tabulce je hotová. Velmi rychle jste shrnuli stovky řádků dat do malého přehledu pro vašeho manažera.

  9. Pokud je vaše manažerka jako moje, uvidí to a řekne, že je téměř dokonalá. Mohli byste to udělat znovu s produkty, které se zmenšují a regiony přesahují horní část? To je místo, kde je kontingenční tabulka vynikající.

    Chcete-li změnit sestavu, jednoduše přetáhněte záhlaví šedého pole na nové místo.

  10. Za 2 sekundy jste změnili přehled tak, aby vyhovoval požadavku manažera.

  11. Pokud manažer chce jiné zobrazení, přetáhněte pole Produkt zpět do Seznamu polí a nahraďte jej polem data.

Date Magic

  1. Na obrázku výše máte přehled podle dne. Mimo manufakturní závod nemusí mnoho lidí vidět data přes den. Většina chce shrnutí podle měsíce. Zde je tajný způsob, jak změnit denní přehled na měsíční. Nejprve klepněte pravým tlačítkem myši na kartu pole Datum. Zvolte Seskupit a Zobrazit detail a poté Seskupit.

  2. V dialogu Seskupování vyberte měsíce, čtvrtletí a roky. Klikněte na OK.

    Nyní jste změnili přehled z denního na měsíční.

Top 10 zákazníků

  1. Odeberte datová pole z kontingenční tabulky jejich přetažením zpět k seznamu polí. Jakmile se ikona změní na červené X, můžete uvolnit tlačítko myši a pole odebrat.

  2. Přetáhněte pole zákazníka do kontingenční tabulky, abyste měli přehled o všech zákaznících. Pokud vytváříte zprávu pro viceprezidenta, nemusí se starat o celý seznam zákazníků. Možná by chtěl vidět jen 10 nebo 5 nejlepších zákazníků. Začněte kliknutím pravým tlačítkem na šedé pole zákazníka. Zvolte Nastavení pole.

  3. V dialogovém okně Nastavení pole klikněte na Pokročilé (jak to měl někdo kdy najít ???).

  4. Na pravé straně dialogového okna Pokročilé možnosti pole kontingenční tabulky je funkce Top 10 Autoshow. Zvolte přepínač pro Zapnuto. Chcete-li, zobrazte top 5 nebo 15.

  5. V pořadu jsem to nezmínil, ale výsledek můžete také seřadit v tomto dialogu. Na levé straně vyberte sestupně a poté Součet výnosů.

  6. Kliknutím na OK zavřete toto dialogové okno. Opětovným kliknutím na OK zavřete dialogové okno Nastavení pole. Výsledkem je zpráva od nejlepších zákazníků, od nejvyšší k nejnižší.

Pomocí automatického formátu

  1. Pokud se pokusíte naformátovat kontingenční tabulku a poté ji otočit, může dojít ke ztrátě formátování. Panel nástrojů kontingenční tabulky nabízí speciální tlačítko Automatický formát. Vyberte toto tlačítko podle obrázku

  2. Nyní máte pro sestavu 22 předem připravených formátů. Pomocí posuvníku je můžete zobrazit všechny. Vyberte zajímavý formát a klikněte na OK.

  3. Výsledná sestava je naformátována a zachová si formátování i po otočení do nové sestavy.

souhrn

Kontingenční tabulky jsou velmi výkonnou funkcí aplikace Excel. Další informace o kontingenčních tabulkách najdete v elektronické knize Guerilla Data Analysis.

Zajímavé články...