Poznámka
Katie Sullivan je projektová manažerka v týmu Microsoft Word. Kvůli tomuto tipu předávám pódium Katie.
Zatímco fanoušci Excelu někdy škádlí, že Word a PowerPoint jsou freewarové aplikace, které přicházejí s Excelem, jsou chvíle, kdy Microsoft Word nabízí funkci, kterou Excel nenabízí. V těchto případech má smysl zkopírovat data z aplikace Excel, vložit do aplikace Word, provést příkaz a poté zkopírovat zpět do aplikace Excel. Zde je několik příkladů technik, které se lépe zpracovávají v aplikaci Word než v aplikaci Excel.
Technika 1: Převést na horní, dolní, správný
Pokud musíte převést z velkých na malá nebo správná velká písmena, Word má klávesovou zkratku. Zkopírujte data do Wordu a přepněte případ pomocí Shift + F3.
Technika 2: Přidejte odrážky
Pokud chcete přidat odrážky do buněk aplikace Excel, je to mnohem jednodušší v aplikaci Word než v aplikaci Excel. Zkopírujte buňky do aplikace Word a použijte styl odrážky. Zkopírujte z Wordu a vložte zpět do Excelu. Možná budete muset několikrát použít ikonu Zmenšit odsazení.
Spropitné
Pokud máte řadu buněk, které obsahují text, vyberte oblast a stisknutím Ctrl + 1 otevřete dialogové okno Formátovat buňky. Poté na kartě Číslo vyberte ze seznamu vlevo možnost Vlastní. Klikněte do pole Typ a vymažte vše, co tam je. Podržte klávesu alt = "" a současně stiskněte 7 na numerické klávesnici. Měla by se objevit odrážka. Zadejte mezeru a poté znak @.
Technika 3: Vizualizace a barevné vzorce
Pokud máte masivně dlouhý vzorec, řekněme jeden s 10 vnořenými příkazy IF, můžete jej vložit do Wordu a použít barvy a Shift + Enter k rozmístění vzorce, aby to mělo smysl. (Jedno vyvrácení od týmu Excel: Můžete rozbalit lištu vzorců a pomocí Alt + Enter rozdělit vzorec na mnoho řádků. Nebo můžete použít skvělý doplněk RefTreeAnalyser od Jana Karla Pieterse.
Technika 4: Faster SmartArt
Word nabízí možnost Převést text na SmartArt. I když Excel nabízí také SmartArt, není to tam moc užitečné, protože musíte jednotlivé položky zkopírovat do podokna SmartArt.
Technika 5: Extrakce dat z PDF
Řekněme, že někdo má sešit aplikace Excel a uloží jej jako soubor PDF. Pošlou vám to. To je nepříjemné a zjevně nechtějí, abyste data znovu použili. Pokud otevřete soubor PDF v aplikaci Acrobat Reader, zkopírujete data a vložíte do aplikace Excel, rozbalí se do jednoho sloupce. Ale tady je tajemství: Nejprve vložte tato data do Wordu. Řádky a sloupce se vloží správně. Poté můžete zkopírovat z Wordu a vložit zpět do Excelu. (Pokud narazíte na verzi Office před rokem 2013, doporučuji Able2Extract.)
Původní data se zobrazují vlevo dole a vpravo vidíte, jak to vypadá, když vložíte přímo z PDF do aplikace Excel. Vidíte, že data se „odvíjejí“, když B1: C1 přechází na A2: A3 a tak dále.
Vložte stejná data do Wordu.
Zkopírujte z Wordu a vložte do Excelu.
Data zůstanou v původním pořadí. Word Wrap můžete zrušit a upravit šířku sloupců, abyste se dostali zpět k původním datům.
Technika 6: Změna formátování slov v aplikaci Excel
Pokud máte věty textu v aplikaci Excel, je možné vybrat jedno slovo v režimu úprav a změnit jeho barvu. Globální změna barvy všech výskytů slova v aplikaci Excel je ale zdlouhavá. Místo toho vložte data do Wordu a stiskněte Ctrl + H. Změnit psa na psa. Klikněte na Více >> a poté vyberte Formát, Písmo. Zvolte červenou. Klikněte na Nahradit vše.
Zkopírujte z Wordu a vložte zpět do Excelu. Níže uvedený obrázek ukazuje, s čím skončíte.
Technika 7: Výměna při zachování formátování znaků
Word také řeší podobný problém: nahrazení textu, ale ponechání formátování textu tak, jak je. Níže je uveden přehled nejlepších mazlíčků. Někdo v textu zvýraznil určitá slova.
Pomocí Ctrl + H proveďte Najít a nahradit, jak je znázorněno vlevo. Pokud použijete příkaz Nahradit vše, dojde-li ke změně věty, dojde ke ztrátě formátů v buňce. Na obrázku níže přeškrtnutí zůstává v první řadě, protože v této řadě nebyl výskyt slova štěně, a proto se nezměnila.
Chcete-li zachovat formátování v původním textu, zkopírujte jej do Wordu. Proveďte výměnu v aplikaci Word. Zkopírujte z Wordu a vložte zpět do Excelu.
Děkujeme Katie Sullivanové (projektové manažerce týmu Word!) Za přispění tímto tipem. Katie jasně dává přednost psům před kočkami. Děkujeme Glenně Shaw a Oz du Soleil za přispění nápadů k tomuto tipu.
