Někteří lidé po celá desetiletí hledají lepší způsob, jak mít ve stejném sešitu více lidí najednou. Stará funkce sdíleného sešitu byla nepříjemná. Lidé se uchýlili k tomu, že přístup k zápisu měl vždy jen jeden člověk “, což vedlo k tomu, že někdo soubor otevřel a poté jej zapomněl zavřít, než šel na dvouhodinový oběd a po celou dobu soubor spojil.
Poté, co tabulkový produkt Google začal nabízet možnost úpravy stejného listu více lidem, tým Excel strávil více než dva roky vývojem funkce, kterou nazývají spoluautorem. Tato funkce byla zákazníkům služby Office 365 vydána v létě 2017.
Funkce funguje dobře, jakmile ji nastavíte. Je však těžké přijít na všechny kroky, které umožní více lidem používat Excel na svých počítačích místo toho, aby někteří lidé uvízli pomocí aplikace Excel online.
Začněte tím, že jako vlastníka sešitu vyberete jednu osobu. Tato osoba by už měla mít nastavenou složku One Drive For Business nebo SharePoint Online. Vlastník dokumentu by měl použít Soubor, Uložit jako a zvolit uložení dokumentu na OneDrive nebo SharePoint Online.
Vlastník sešitu klikne na ikonu Sdílet v pravém horním rohu aplikace Excel.
Panel Sdílet vás požádá, abyste pozvali lidi pomocí e-mailové adresy.
Pokud se však podíváte na spodní část panelu, můžete vygenerovat odkaz pro sdílení.
Vygenerujte odkaz pro sdílení, kde bude sešit moci upravovat kdokoli s odkazem.
Zkopírujte odkaz a pošlete jej ostatním ve svém týmu.
Dalším krokem je nepříjemná část. Když kliknou na odkaz, budou považováni za hosta do aplikace Excel Online. Zobrazí se tabulka, kterou lze upravovat v aplikaci Excel Online. Mluvil jsem s lidmi z jedné společnosti, kteří se v tomto bodě zastavili. Jedna osoba (vlastník sešitu) by upravovala v aplikaci Excel a všichni ostatní se zasekli v aplikaci Excel Online.
Pozor
Jak je uvedeno níže, tlačítko „Upravit v prohlížeči“ je velmi výrazné a je to to, na co pravděpodobně kliknete. V zoufalství můžete zkusit kliknout na Stáhnout, ale tím se odstraní možnost spoluautora. V pravém horním rohu není tak zřejmé tlačítko Přihlásit se.
Aby ostatní spoluautoři mohli sešit používat ve skutečné verzi aplikace Excel spuštěné na počítači, musí se nejprve přihlásit online do aplikace Excel. Použijte přihlašovací údaje, které jsou zobrazeny v aplikaci Excel v části Soubor, Účet.
Jakmile se přihlásí, zobrazí se rozevírací nabídka Upravit sešit. Otevřete nabídku a zvolte Upravit v aplikaci Excel. To je jediný způsob, jak nechat každého spoluautora a místo aplikace Excel Online používat skutečný desktopový Excel.
Zatímco vy a ostatní pracujete v dokumentu, vaše aktivní buňka bude označena zeleně. Aktivní buňky pro ostatní budou jiné barvy. Pokud chcete vědět, kdo upravuje buňku, umístěte na ni kurzor.
Spoluautorství bude fungovat dobře, pokud se každý vyhne úpravám stejné buňky ve stejnou dobu.
Když se někdo (pravděpodobně váš manažer) ponoří do editace buňky, kterou již editujete, pak matoucí sada pravidel rozhodne, kdo editaci vyhraje. Místo toho, abyste se těmito pravidly zabývali, buďte rádi, že spoluautorství většinou funguje, a všichni nechte souhlasit, že nebudete editovat stejnou buňku najednou.
Spoluautorství je zcela nová zkušenost. Při spoluautorství si musíte zvyknout na dobré i špatné věci.
