Cheryl zaslala tento týden problém s Excelem. Excel veteráni to uvidí jako základní, ale pro Cheryl to byl cenný tip. Jelikož se jedná o první Excel tip sezóny 1999-2000, začneme základním.
Někdo mi dal tabulku aplikace Excel. Předvolby jsou ve sloupci F a sedmimístné telefonní číslo ve sloupci G. Vím, jak rozdělit sloupec od sebe pomocí převodu textu na sloupce, ale jak sloučím tyto dva sloupce dohromady?
Naštěstí předvolby a telefonní čísla v USA nikdy nezačínají nulou, takže neexistovaly žádné případy, kdy došlo ke ztrátě úvodní nuly telefonního čísla. Rychlé skenování dat ukázalo, že všechna telefonní čísla měla 7 číslic a všechna směrová čísla tři číslice. Po rozhovoru s Cheryl jsme se dohodli, že nejlepším formátem bude mít telefonní číslo vypadat takto: (330) 555-1212
V buňce H2 začneme vytvářet vzorec. Operátor v aplikaci Excel pro spojení dvou textových polí je symbol &. Jakékoli konstanty, které chcete, musí být zahrnuty do uvozovek. Abyste získali přední závorky a směrové číslo oblasti, potřebujete vzorec jako tento:="("&F2
Dále přidejte další operátor zřetězení a závěrečné závorky kolem směrového čísla. Uvědomte si, že v uvozovkách je uzavřen nadřazený znak i mezera.="("&F2&") "
Získání telefonního čísla pomocí pomlčky bude o něco obtížnější. Pomocí funkce VLEVO získáte pouze první tři číslice telefonního čísla. Syntaxe je LEVÁ (buňka, počet znaků). Poté přidejte do uvozovek další znak zřetězení a prostřední pomlčku.="("&F2&")"&LEFT(G2,3)&"-"
4. až 7. číslici telefonního čísla získáte pomocí funkce MID. Syntaxe je MID (buňka, počáteční znak, počet znaků). Chceme začít od 4. znaku a pokračovat celkem 4 znaky. Konečný vzorec je tedy:="("&F2&") "&LEFT(G2,3)&"-"&MID(G2,4,4)
Páni - to vypadá jako velký vzorec, ale pokud to rozložíte a vytvoříte to krok za krokem, je to snadné.
Postupujte podle dalších 2 horkých tipů. Nyní, když máte vzorec v buňce H2, potřebujete rychlý způsob, jak jej zkopírovat do všech buněk. Excel má na to skvělou zkratku. Umístěte ukazovátko na H2. V pravém dolním rohu pole ukazatele buněk je malý čtverec. Dvakrát klikněte na tento čtverec myší a vzorec zkopíruje až tolik řádků, kolik máte dat ve sloupci G.
Je tu poslední důležitý krok. Pokud byste nyní smazali sloupce F a G, všechna ta krásná telefonní čísla v H by se změnila na #REF !. Je třeba převést buňky ze vzorce na hodnoty. Zde je způsob, jak to udělat. Ve sloupci H zvýrazněte všechny buňky obsahující telefonní čísla. Stisknutím Ctrl + C (nebo Upravit - Kopírovat) tyto buňky zkopírujete. Nyní, aniž byste zvýraznili buňky, okamžitě proveďte Úpravy - Vložit jinak. Klepněte na přepínač Hodnoty a klepněte na OK. Vzorce se nyní změní na hodnoty a sloupce F a G můžete odstranit.
Excel je při manipulaci s daty neuvěřitelně flexibilní. V tomto případě se Cheryl bála, že bude vzhůru celou noc a přepisuje tyto předvolby a telefonní čísla do jediné buňky. Vzorec a kroky v tomto týdnu tip vám umožní udělat stejný úkol asi za minutu.
