Převod víceřádkových dat do řádků - tipy pro Excel

Obsah

lan Z poslal tento týden problém s Excelem. Jeho oddělení MIS mu dává soubor vygenerovaný ze staré zprávy COBOL. Po otevření souboru v aplikaci Excel má 2500 řádků:

CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2

Alan chce dostat tento přehled ASCII do užitečného formátu: jeden řádek na zákazníka, se zbytkem informací připojeným State a Zip. Také chce přepnout 2 zbytečné řádky. Je zřejmé, že nechceme toto všechno dělat ručně. Zde je jeden způsob, jak se rychle vypořádat s nepořádkem.

Se vzorci

  • Vložte dva prázdné sloupce nalevo od dat.
  • Přidejte řádek záhlaví nad data.
  • Sloupec A se nazývá „Pořadí“
  • Sloupec B se nazývá „RowType“
  • Sloupec C se nazývá „Data“
  • Všechny nadpisy zvýrazněte tučně
  • Sloupec A bude použit k přiřazení čísla ke každému logickému záznamu v sestavě. Protože tato sestava obsahuje 4 fyzické řádky pro každý logický záznam, potřebujeme, aby každá sada 4 řádků měla stejné číslo logického záznamu. Obvykle zadávám hodnoty pro první záznam a poté navrhuji vzorce pro druhý záznam, které lze zkopírovat dolů do celé zprávy.
  • V buňkách A2: A5 zadejte 1. V buňce A6 zadejte = A5 + 1. V buňce A7 zadejte = A6. Zkopírujte A7 na A8 a A9. Nyní máte kopirovatelnou sadu vzorců pro druhý logický záznam sestavy.
  • Vyberte A6: A9 a stiskněte Ctrl C pro kopírování. Vyberte A10: A2501 a vložte Ctrl V.
  • Sloupec B bude použit k identifikaci, zda je konkrétní řádek 1., 2., 3. nebo 4. segment logického záznamu.
  • V buňkách B2: B5 zadejte 1, 2, 3 a 4. V buňce B6 zadejte = B2. Zkopírujte buňku B6 z B7: B2501.

Po změně na hodnoty

Teď, když máte pořadová čísla a typy řádků pro všechna svá data, musíte změnit vzorce na hodnoty. Vyberte A2: B2501. Upravit> Kopírovat, Upravit> Vložit jinak> Hodnoty> OK.

Nyní, když byly pořadovým číslům a typům řádků přiřazeny všechny řádky, jsme téměř hotoví. Řadit data podle typu řádku jako primárního klíče a sekvence jako sekundárního klíče. To způsobí, že se 625 horních řádků každého záznamu vznáší až k buňkám C2: C626. 2. řádek každého záznamu bude v C626: C1251. „Nepotřebné“ řádky začínají v C1252 a lze je smazat. Přesuňte buňky C626: C1251 do buňky D2. Do buňky E2 zadejte vzorec =C2&D2. Tento vzorec můžete zkopírovat z E2 na E626. Stejným trikem Paste Special Value můžete přepnout ze vzorců na hodnoty, odstranit sloupce AD ​​a máte svůj výsledek.

Odtud můžete pomocí průvodce Převod textu na sloupce tato data dále zpracovat

Tento postup můžete snadno přizpůsobit tak, aby se zabýval jakoukoli paletou zpráv ASCII. Musíte zjistit, kolik fyzických tištěných řádků tvoří jeden logický záznam v sestavě.

Zajímavé články...