Hromadná korespondence do PDF z aplikace Excel - novinky

1. ledna 2018 se minimální mzda v New Yorku zvýšila na 13,50 USD. To znamená, že pracovníkům musí být zaslány miliony kopií formuláře LS 54S nebo formuláře LS54 - Oznámení a potvrzení o míře platby. Stát New York poskytuje prázdnou kopii tohoto formuláře jako soubor PDF chráněný heslem. Jak můžete pomocí aplikace Excel připravit stovky takových dokumentů pro své zaměstnance?

Zatímco proces provádění hromadné korespondence z aplikace Excel do aplikace Word je zdokumentován na adrese (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), můžete provést hromadnou korespondenci z aplikace Excel do PDF?

Překvapilo mě, že nejlepším řešením tohoto procesu je použití aplikace Adobe InDesign! Nejprve mi ale dovolte zrekapitulovat své dva neúspěšné pokusy:

• Neúspěšný pokus 1: Zkoušel jsem replikovat formulář LS54 v aplikaci Excel pomocí řady výstřižků obrazovky, které se zabalily kolem buněk, které by obsahovaly pole v aplikaci Excel. Trvalo to věčně a po vytištění vypadaly výstřižky z obrazovky hrozně.

  

• Neúspěšný pokus 2: Použijte Adobe Acrobat. Myslíte si, že plná verze aplikace Acrobat nabídne způsob vyplnění formuláře pomocí hromadné korespondence. V části Nástroje, Formuláře, Další možnosti formuláře je možnost Importovat data. Ztrácel jsem čas přidáváním polí do PDF, importoval jsem tabulku a poté jsem byl zklamaný, když jsem zjistil, že mohu vyplnit pouze jeden formulář najednou. Vyberte řádek 2 a mohl bych vytisknout prvního zaměstnance. Ale pak bych musel vybrat řádek 3, tisk, zvolit řádek 4, tisk, řádek 5, tisk, a to nikdy nebude fungovat pro 750 zaměstnanců.

  

Řešení problému pomocí aplikace Adobe InDesign

Tady na, vydáváme knihy pod Svatým makrem! Otisk knih. Přihlásili jsme se k odběru sady Adobe Creative Cloud, která nám poskytuje Photoshop, Lightroom, Acrobat a něco zvaného InDesign. Prohlédněte si svoji společnost a je pravděpodobné, že někdo ve vašich marketingových nebo kreativních odděleních již má předplatné Adobe Indesign.

Byl jsem schopen vyřešit problém za méně než hodinu pomocí InDesignu. Zde jsem zdokumentoval kroky ke zjednodušení vašeho procesu.

• Část 1: Převod PDF chráněného heslem na grafiku

  1. Stáhněte si formulář LS54S z labor.ny.gov na formuláři LS54S
  2. (Volitelné) Proklínejte stav ochrany hesla PDF heslem
  3. Převeďte PDF na obrázek. Pokud máte Acrobat, použijte Soubor, Exportovat do, Obrázek, JPEG.webp. Pokud tak neučiníte, můžete k zachycení formuláře použít Snipping Tool ve Windows. Jen se ujistěte, že aplikace Acrobat Reader zobrazuje formulář na 100%.

• Část 2: Vytvoření dokumentu v aplikaci InDesign

  4. Otevřete Adobe InDesign. Vyberte Soubor, Nový, Dokument. Prvním krokem v dialogovém okně Nový dokument je kliknout na druhou ikonu v části Orientace a vytvořit tak dokument na šířku. Změňte jednotky na palce, šířka na 11, výška na 8,5. Změňte horní okraj na 0 a InDesign způsobí, že všechny okraje budou 0.

     
  5. Poklepejte na pravou stranu A-Master na panelu Stránky

  6. V Průzkumníkovi Windows přetáhněte JPG.webp z kroku 3 a umístěte jej na Paste Board, který je mimo hlavní stránku. Pokud jste v aplikaci InDesign nováčkem, mysleli byste si, že byste měli přetáhnout obrázek * uvnitř stránky *, ale to by bylo špatné. Sdílím trik, který jsem se naučil od Anne Marie „Her Geekness“ Concepcion. Pokud se někdy potřebujete stát mistrem v InDesignu, měli byste najmout Anne Marie. Když přetáhnete obrázek na stránku předlohy, nemůžete se dostat k úchytům pro změnu velikosti. Místo toho přetáhněte obrázek těsně mimo hlavní stránku, nyní máte přístup k úchytům pro změnu velikosti. Změňte velikost dokumentu tak, aby se vešel na stránku, a to tak, že podržíte klávesu Shift a současně táhnete úchyt pro změnu velikosti vlevo nahoře dolů. Jakmile je dokument o něco menší než stránka, přetáhněte jej přes stránku předlohy na pravé straně. Nebojte se, že jste odřízli polovinu textu!

     
  7. Stiskněte mou oblíbenou klávesovou zkratku všech dob: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Tím se celý obrázek vejde do nově změněného rámečku. Znám desítky klávesových zkratek v aplikaci Excel. Vím pouze o dvou klávesových zkratkách v InDesignu a Ctrl + alt = "" + Shift + E je jednou z nich. Úplně mě zastrašuje, že InDesign může mít asi 25 dalších klávesových zkratek, jako Ctrl + alt = "" + Shift + A až Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• Část 3: Vyplňte pevná pole

  Ve formuláři jsou některá pole, která budou stejná pro všechny zaměstnance. Například název společnosti může být pro všechny stejný. Takto přidáte nějaký text na stránku předlohy v aplikaci InDesign.

  8. Stisknutím klávesy F spusťte režim rámečku. Pomocí myši nakreslete obdélník, kde se má fixní text objevit. Zpočátku bude tento rámec mít X přes to.

     
  9. Klepněte pravým tlačítkem na nově nakreslený rámeček. V polovině dlouhé kontextové nabídky zvolte Kontext, Text.
  10. Stisknutím klávesy T přejděte do režimu zadávání textu

  11. Klikněte dovnitř pole a zadejte pevný text. Pokud potřebujete změnit písmo, vyberte text a pomocí ikony „A“ nad obrazovkou zobrazte nástroje znaků.

      

  12. Opakujte kroky 8 až 11 pro všechna ostatní pole, která musí být ve všech formách konstantní. To je monotónní. Získat malý rámeček s malým 9bodovým „X“ seřazeným se zaškrtávacími políčky není zábava, ale je to možné. Pokud potřebujete přesunout rám nebo změnit jeho velikost, budete jej muset vybrat pomocí prvního nástroje se šipkou vlevo. Nazývá se Nástroj pro výběr (na rozdíl od méně užitečného nástroje pro přímý výběr, který je druhou šipkou v poli).

      

  Profesionální tip č. 1: Vyberte první pole. Ctrl + C pro kopírování. Ctrl + V vložíte nové pole do středu stránky. Přetáhněte nové pole do polohy. To je velmi užitečné, jakmile za zaškrtávací políčka dostanete malé X.

  Pro Tip # 2: Je těžké používat myš k tomu, aby se „X“ dostalo do správné polohy. Jakmile je rámeček vybrán, pomocí kláves se šipkami na klávesnici jej posuňte do požadované polohy.

  Pro Tip č. 3: Všechny obrázky v aplikaci InDesign začínají vypadat hrozně. Je to vlastnost, ne chyba! Přemýšlejte o knize. Power Excel 2017 With má 1400 obrázků. Počítač by zapadl, kdyby se pokusil zobrazit všech 1400 obrázků ve vysokém rozlišení. Váš dokument má jeden obrázek a pravděpodobně si můžete dovolit zobrazit obrázek ve vysokém rozlišení. Vyberte obrázek kliknutím na nějaké prázdné místo ve formuláři. Klepněte pravým tlačítkem a vyberte možnost Výkon displeje, Vysoce kvalitní displej. Rychle! Obraz bude ostrý.

  

• Část 4: Vyplňte údaje v aplikaci Excel

  Svatá tabulka! Trvalo mi tak dlouho, než jsem se dostal k excelovské části techniky.

  13. Vložte jednoduché jednoslovné záhlaví do řádku 1. Naformátujte všechna pole měny jako měnu, jinak ve sloučeném PDF najdete 13,50 $ jako 13,5. Uvědomuji si, že ve formuláři je již znak dolaru, ale 13,50 $ vypadá lépe než 13,5 $.
  14. Použijte Soubor, Uložit jako. Uložte dokument jako soubor aplikace Excel, abyste jej mohli později upravit.
  15. Použijte Soubor, Uložit jako. Uložte dokument jako text (oddělený tabulátory) (* .txt). Nezapomeňte si zapamatovat cestu a název souboru, abyste je mohli později najít. Zavřete soubor v aplikaci Excel, jinak se v kroku 17 zobrazí chybová zpráva.

• Část 5: Zpět na InDesign pro přidání polí formuláře

  16. V nabídce InDesign zvolte Okno, Obslužné programy, Sloučení dat. Někde nad aplikací InDesign se objeví plovoucí okno slučování dat. Každý malý plovoucí panel v InDesignu má spoustu užitečných příkazů skrytých za tím, co nazývají Nabídka panelu. Zde je obrázek ikony nabídky panelu:

      
  17. Otevřete nabídku panelu na sloučení dat. Zvolte Vybrat zdroj dat. Vyhledejte a vyberte soubor .TXT z kroku 15. Na panelu Sloučení dat se nyní zobrazují názvy polí z řádku 1 tabulky. Ve světě drag-and-drop byste si mysleli, že můžete tato pole přetáhnout do svého formuláře, ale nemůžete. Místo toho opakujte kroky 8 a 9 a nakreslete nové rámečky tam, kam chcete, aby tato pole směřovala. Udělejte rámy pěkné a široké, pokud je jedním z vašich zaměstnanců John Jacob Jinglebells III. Zejména u polí LS-54S s platy a přesčasy bude možná nutné změnit 10 bodů, aby se rám vešel.

  18. Klikněte do prázdného rámečku pro Název. Na panelu Sloučení dat klikněte na Název. Rychle! V rámečku se objeví <>. Opakujte pro mzdu a OT.

      
  19. Tento krok je volitelný, ale stojí za těch šedesát sekund. Klikněte na pole Náhled v levé dolní části panelu Sloučení dat. Uvidíte data z prvního záznamu. Pomocí ikon šipek doleva a doprava ve spodní části panelu Sloučení dat zobrazíte další záznam.
  20. Před provedením sloučení uložte soubor InDesign. V tuto chvíli jsem uložil svůj dokument a můžete si jej stáhnout zde.

  Jen pro rekapitulaci, pokud se podíváte na panel Stránky, děláte veškerou tuto práci na pravé straně stránky A-Master. Z miniatury však můžete vidět, že vše na hlavní stránce se zobrazuje na stránce 1 vašeho dokumentu.

  

• Část 6: Konečně hromadná korespondence

  21. V horní části panelu Sloučení dat je ikona, která vypadá jako strana kostky číslo 4. To je symbol pro vytvoření sloučeného dokumentu. Klikněte na něj.

      

  22. Všechna nastavení v Vytvořit sloučený dokument jsou správná. Klikněte na OK.

      
  23. Obdržíte jednu ze dvou zpráv. Buď: „Nebyl vygenerován žádný přesahující text“, nebo „V těchto záznamech máte přesahující text“.

  Slova „Přesahující text“ v aplikaci InDesign znamenají, že máte více znaků, než kolik se vejde do textového rámečku. Nenašel jsem žádný ekvivalent aplikace Excel Shrink to Fit. Pokud řeknou, že máte v záznamu 450 překročený text, přejděte na stránku 450 v panelu Stránky a zjistěte, že máte zaměstnance se skutečně dlouhým jménem. Vraťte se na pravou stranu stránky A-Master a změňte velikost rámečku pro dané pole.

  V tomto okamžiku budete mít v aplikaci InDesign velký dokument. V mém případě mám 114 stránek, protože jsem měl v souboru Excel 114 záznamů. Kliknutím na kteroukoli stránku v panelu Stránky zobrazíte tuto stránku s vyplněnými údaji.

  Několik tipů: Nabídka panelu Sloučení dat nabízí příkaz Aktualizovat zdroj dat. Pokud změníte podkladový soubor aplikace Excel a uložíte jej jako nový textový soubor, proveďte změny pomocí příkazu. Pro opětovné sloučení budete muset opakovat krok 21.

• Část 7: Export do PDF, abyste mohli tisknout

  24. V nabídce Soubor vyberte Předvolby Adobe PDF, (Vysoce kvalitní tisk). Vyberte cestu a název souboru. Přijměte všechna tisíce nastavení v dialogovém okně Exportovat Adobe PDF. Klikněte na OK

  Jedna závěrečná poznámka zde: Ve skutečném životě jsme měli 751 zaměstnanců. Každého zaměstnance jsem vložil do složky dvakrát, abychom mohli každému zaměstnanci vytisknout dvě kopie a nechat je shromáždit. Výsledné 1502stránkové PDF mělo zázračně velikost pouze 2,48 MB! Čarodějům ve společnosti Adobe se nějak podařilo uložit jednu kopii obrázku a znovu ji použít znovu a znovu. Můj zavádějící první pokus o hromadnou korespondenci pomocí aplikace Excel vytvořil mizerně vypadající 150 MB soubor PDF, který nikdy nemohl být odeslán e-mailem.

  Pokud nemůžete najít kopii aplikace InDesign nebo se vám tyto kroky zdají příliš zastrašující, najměte si konzultanta aplikace Excel, který za vás provede hromadnou korespondenci do PDF.