Dnešní otázka: Marcia potřebuje získat seznam všech souborů PDF s daňovou fakturou ze složky do tabulky aplikace Excel. To je snadné, pokud používáte Excel 2016 na PC s Windows pomocí nových nástrojů Získat a transformovat data.
Pokud máte Excel 2010 pro Windows nebo Excel 2013 pro Windows, budete si muset stáhnout bezplatný doplněk Power Query od společnosti Microsoft. Přejděte do svého oblíbeného vyhledávače a zadejte „Stáhnout Power Query“, abyste našli aktuální odkaz. (Microsoft miluje měnit adresy URL každé čtvrtletí a můj úžasný chlápek z webu nenávidí, když jsou naše odkazy zastaralé, takže se sem ani nepokusím dát odkaz.)
Následující video vám ukáže kompletní postup, ale zde je přehled:
- Začněte od prázdného listu
- Data, získat data, ze souboru, ze složky
- Přejděte do složky
- Místo načtení klikněte na Upravit
- Otevřete rozevírací seznam filtrů podle typu souboru a odeberte vše, co není PDF
- Otevřete filtr ve složce a odeberte všechny odpadkové podsložky
- Ponechat pouze název souboru a složku - klepněte pravým tlačítkem na záhlaví každého sloupce a vyberte příkaz Odebrat
- Přetáhněte záhlaví složky nalevo od záhlaví souboru. To umožňuje sloučení fungovat.
- Vyberte oba sloupce. Klikněte na jeden nadpis. Shift + klikněte na další záhlaví.
- Zvolte Přidat sloupec, Sloučit sloupce, zadejte nový název sloupce. Klikněte na OK.
- Pravým tlačítkem klikněte na záhlaví nového sloupce a Odebrat další sloupce
- Domů, Zavřít a načíst
- Úžasná část … dotaz můžete obnovit později. Klikněte na ikonu Obnovit na panelu Dotazy a připojení.
I když je Power Query neuvěřitelně silný, je to jeden z mých oblíbených úkolů. Často chci spustit makro VBA na každém souboru ve složce. Získání seznamu všech souborů PDF ve složce je dobrým výchozím bodem.
Sledovat video
Přepis videa
Naučte se Excel z podcastu, epizoda 2181 - Seznam souborů složek v aplikaci Excel!
Hej, vítej zpět na netcastu, jsem Bill Jelen. Dnešní otázka, někdo má ve složce seznam souborů PDF daňových faktur a potřebuje získat seznam všech těchto názvů souborů v aplikaci Excel. Dobře, a jedním ze způsobů, jak to udělat, je napsat je všechny nebo zkopírovat a vložit z Průzkumníka Windows, ale existuje skvělý nástroj, který to může vyřešit. A moje první otázka byla: „Jakou verzi aplikace Excel máte?“ Protože pokud náhodou máte Excel 2016, budou mít tuto úžasnou novou funkci nazvanou „Získat a transformovat data“! Nyní, v Office 365, je to na levé straně, myslím, že v původní verzi aplikace Excel 2016 to bylo ve třetí skupině, dobře, takže stačí hledat Get & Transform. Pokud jste v aplikaci Excel 2010 nebo Excel 2013 pro Windows, můžete si stáhnout Power Query a budete mít vlastní kartu s tímto přesným obsahem.
Podívejme se nyní na tuto složku rychle, dobře, právě jsem zde vytvořil falešnou složku s falešnými daty. Uvidíte, že v této složce a souborech PDF jsou soubory aplikace Excel, chci pouze soubory PDF a jsou zde také nějaké podsložky, nechci tyto soubory PDF, chci pouze soubory PDF v hlavní složce. Takže C: Budgets to zkopíruji a pak se vrátím sem do Excelu a řekneme, že chceme získat data, ze souboru, z celé složky, jako je tato, a pak zadejte cestu ke složce nebo použijte tlačítko Procházet. A když se vám zobrazí tato první obrazovka, určitě budete chtít upravit, a teď jsme v editoru Power Query.
Dobře, takže můj cíl zde nepotřebuji obsah, takže kliknu pravým tlačítkem a řeknu Odstranit ten sloupec. Existuje můj seznam souborů, chci pouze soubory PDF, takže pokud existuje něco, co není PDF, chci pouze soubory PDF, klikněte na OK, vidím, že jsou to jen soubory PDF. Ah, a pak se podívej sem, podívej, teď stahují věci jen z původní složky a ze složky Garbage, takže to otevřu a zruším zaškrtnutí všeho, co není původní složka. Dobře, takže teď mám pěkný malý seznam a tento seznam je, víte co, 9 záznamů, ale v reálném životě se vsadím, že pravděpodobně mají, víte, desítky nebo stovky těchto záznamů. Dobře, nepotřebuji žádné další věci, takže můžu kliknout pravým tlačítkem a odebrat tyto sloupce.
Dobře, teď tady opravdu potřebuji cestu ke složce a název souboru. Dobře, takže se chystám vzít FolderPath a přetáhnout ji doleva a umístit ji tam a pak magický krok sem: V běžném Excelu bychom pro to museli udělat zřetězení, ale to, co udělám, je, Sloučím sloupce. Chystám se přidat sloupec a zvolit sloučit sloupce, oddělovač bude žádný, nový sloupec se bude jmenovat název souboru a klikněte na OK, dobře, takže máme název složky, lomítko a název souboru , takhle. To je vlastně jediná věc, kterou potřebujeme, takže kliknu pravým tlačítkem a řeknu Odstranit ostatní sloupce a nakonec Domů, Zavřít a Načíst a dostaneme zbrusu nový list s našimi daty. Dobře, teď to přijde jako tabulka, a tak to prostě zkopíruji, Ctrl + C,a pak přejděte sem, kde jsem opravdu chtěl data nahoře, a Vložit speciální hodnoty klikněte na OK. Teď už to není tabulka, jsou to jen moje čistá data, a teď je tady na tom opravdu krásná věc.
Takže jsme to nastavili jednou a páni, nastavení trvalo méně než 3 minuty, ale pojďme se vrátit k té složce Budgets a pojďme se přesunout. Vezměme si jeden z těchto Garbage záznamů a my ho zkopírujeme do hlavní složky Ctrl + V, takže teď je tu víc věcí, je tu 10 PDF souborů místo 9. Pokud přijdu sem, kde je dotaz, a na pravé straně obrazovky, v Dotazy a připojení, možná budete muset udělat toto širší, já jsem už udělal můj širší, uvidíte naše rozpočty s načtenými 9 řádky. Klepnu sem na malou ikonu Obnovit a velmi rychle má rozpočet načteno 10 řádků. Takže získává nové záznamy, nastavíte to jednou a poté budete moci pouze obnovit, abyste získali nová data.
Toto je bod v podcastu, kde vás obvykle žádám o koupi mé knihy, ale místo toho vás dnes požádám o koupi této knihy „M je pro (DATA) MONKEY“ od Kena Pulse a Miguela Escobara. ÚŽASNÁ kniha, která vás naučí vše o používání Power Query nebo Get & Transform Data, vše, co jsem se o Power Query naučil, jsem se naučil z této knihy.
Dobře, shrnutí z této epizody: Naším cílem je, jak importovat seznam názvů souborů do aplikace Excel, pokud máte Excel 2016, můžete použít nové Získat a transformovat data. Pokud nemáte 2016, ale máte skutečnou verzi Excelu běžícího pod Windows, můžete si stáhnout bezplatný doplněk Power Query pro Excel 2010 nebo Excel 2013. Na vašem telefonu s Androidem to nebude fungovat, nebo váš iPad nebo iPhone, Surface RT nebo Mac, správně, je to jen pro verze aplikace Excel pro Windows. Začneme tedy od prázdného listu Data, Získat data, Ze souboru, Ze složky, zadejte název složky nebo Procházet, nezapomeňte kliknout na Upravit namísto Načíst. A pak na Filtr, filtrujte na typ souboru, abyste se zbavili všeho, co není PDF, filtrujte na název složky, abyste se zbavili všech odpadkových podsložek. Ponechat pouze název souboru a složku,takže klikněte pravým tlačítkem na ostatní a řekněte Odstranit sloupec, pak přetáhněte záhlaví složky nalevo od souboru, což umožní sloučení fungovat. Vyberte oba sloupce, pak na kartě Přidat sloupec zvolte Sloučit sloupce, zadejte nový název, klikněte na OK a klikněte pravým tlačítkem na tento nový sloupec a Odebrat další sloupce, Domů, Zavřít a Načíst a zobrazí se váš seznam. Úžasná část, můžete dotaz obnovit později pomocí této ikony Obnovit v části Dotazy a připojení.dotaz můžete obnovit později pomocí této ikony Obnovit v části Dotazy a připojení.dotaz můžete obnovit později pomocí této ikony Obnovit v části Dotazy a připojení.
No ahoj, chci vám poděkovat, že jste se zastavili, uvidíme se příště na dalším netcastu od!
Chcete-li se dozvědět více o Power Query, doporučuji tuto knihu od Kena Pulse a Miguela Escobara.
M je pro (DATA) MONKEY »
