Oprava dat aplikace Excel pomocí funkce Flash Fill - tipy pro Excel

Obsah

Každou středu předvádím oblíbený tip na Excel od manažera projektu Excel Ash Sharma. Tento týden Flash Fill. Flash Fill, představený v aplikaci Excel 2013, vám umožní extrahovat znaky ze sloupce dat nebo zřetězit data ze sloupců bez psaní vzorce.

Zvažte níže uvedený příklad. Kód produktu má tři segmenty oddělené pomlčkou. Chcete extrahovat střední segment. První segment může mít 3 nebo 4 znaky. Druhý segment má vždy 2 znaky. Vzorec pro extrakci střední segment není žádná velká věda, ale to není něco, co začátečník by přijít s: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).

Vzorec zobrazený v E2 je přechodný Excel

S Flash Fill ale nemusíte vymýšlet vzorec. Postupujte podle těchto jednoduchých kroků:

Ujistěte se, že nad A2 je nadpis.
Zadejte nadpis v B1.
Napište ME v B2.
Zde máte na výběr. Můžete vybrat B3 a stisknutím Ctrl + E vyvolat Flash Fill. Nebo můžete přejít na B3 a zadat první písmeno správné odpovědi: E. Pokud začnete psát v EU, Flash Fill skočí do akce a zobrazí vám šedý sloupec výsledků. Stisknutím klávesy Enter získáte výsledky.

Nabídka programu Excel k vyplnění

Osobně si myslím, že jsem trochu podivín. Chci Flash Fill říct, kdy skočit do akce.

Šedivé zobrazení zobrazené na předchozím obrázku je úžasné, aby nováčkovi v Excel umožnilo zjistit, že Flash Fill existuje. Zjistí, že se někdo chystá psát tisíce buněk, a zabrání tomu, aby k tomu došlo. Flash Fill pravděpodobně ušetřil miliony hodin produktivity bílých límečků.

Existují ale jemnosti Flash Fill - říkám tomu Advanced Flash Fill - a pokud těmto jemnostem rozumíte, budete chtít nechat Flash Fill počkat do správného času.

Pokud chcete převzít kontrolu a nechat Flash Fill proběhnout pouze po stisknutí Ctrl + E, přejděte na File, Options, Advanced a zrušte zaškrtnutí Automaticky Flash Fill.

Zabraňte příliš brzkému působení funkce Flash Fill

Zde je složitější příklad. Kód produktu ve sloupci I obsahuje kombinaci číslic a velkých písmen. Chcete získat pouze číslice nebo jen znaky. Existuje na to vzorec, ale nepamatuji si to. Nebojte se sledovat souboje Excel Video 186 s maticovým vzorcem nebo funkcí definovanou uživatelem VBA. Nebudu se dívat na video, protože to mohu vyřešit bleskovou výplní.

Extrahování číslic je složitý vzorec

Toto je jeden z případů, kdy Flash Fill nebude schopen zjistit vzor z jednoho příkladu. Pokud zadáte '0252 v J3 a poté Ctrl + E z J4, Excel nemůže přijít na odpověď, kdykoli číslo dílu začíná číslicí.

Flash fill too early and it failed

Místo toho postupujte takto:

Ujistěte se, že nad I2 je nadpis. Přidejte záhlaví do J1 a K1. Pokud zde nejsou nadpisy, Flash Fill nebude fungovat.
Absolutně potřebujete, aby se úvodní nula objevila v 0252 v buňce J2. Pokud právě napíšete 0252, Excel to změní na 252. Takže zadejte apostrof (') a poté 0252 do J2.
V J3 zadejte '619816
V J4 zadejte '0115
Na J5 stiskněte Ctrl + E. Flash Fill správně získá pouze číslice

Flash fill zjistí záměr po 3 příkladech

Pozor

Flash Fill se podívá na všechny sloupce v aktuální oblasti. Pokud se pokusíte extrahovat písmena ze sloupce I, zatímco je sloupec J v aktuální oblasti, má Flash Fill potíže. Místo toho postupujte podle těchto kroků.

Vyberte sloupce J & K. Domů, Vložit, Vložit řádky listů a přesuňte sloupec Číslice z cesty.
V J1 zadejte nadpis.
V J2 zadejte BDNQGX
V J3 stiskněte Ctrl + E. Flash Fill bude fungovat správně.

Izolujte sloupce obsahující zdrojová data

Flash Fill lze použít na více sloupcích. V níže uvedeném příkladu chcete iniciály ze sloupce Z, za každou následovanou tečkou. Poté mezera a příjmení ze sloupce AA. Chcete, aby celá věc byla správným případem. Kdyby nebylo lidí s křestními jmény s dvojitou hlavní, mohli byste použít =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Ale jednání s ME Waltonem by tento vzorec dramaticky ztížilo. Flash Fill na záchranu.

Zkontrolujte, zda jsou nadpisy v Z1, AA1 a AB1.
Napište J. Doe v AB2
Vyberte buňku AB3 a stiskněte Ctrl + E. Flash fill skočí do akce, ale nebude používat obě iniciály v řádcích 6, 10 nebo 18.

Flash fill se může učit z oprav
Vyberte buňku AB6 a zadejte nový vzor: ME Walton. Stiskněte Enter. Flash Fill bude zázrakem hledat ostatní s tímto vzorem a opraví BB Miller a MJ White.

Flash fill se může učit z oprav