Právě jste viděli, jak se spojit data, ale lidé se často ptají na opačný problém: jak analyzovat data, která jsou vše v jednom sloupci. Řekněme, že jste chtěli třídit data na obrázku níže podle PSČ:
Vyberte data v A2: A99 a zvolte Data, Text do sloupců. Protože některá jména měst, například Sioux Falls, jsou dvě slova, nemůžete data rozdělit při každém výskytu mezery. Místo toho musíte použít čárku k získání města ve sloupci A a státu a PSČ ve sloupci B, takže v kroku 1 průvodce vyberte Oddělený a klikněte na Další.
V kroku 2 průvodce zrušte výběr karty a vyberte čárku. Náhled ve spodní části dialogu ukazuje, jak budou vaše data vypadat. Klikněte na Další.
Pozor
Po zbytek dne po použití převodu textu na sloupce si Excel zapamatuje volby, které jste vybrali v kroku 2 Průvodce převodem textu na sloupce. Pokud zkopírujete data z Poznámkového bloku a vložíte je do Excelu, budou rozdělena čárkou. To je často šílené, protože po většinu dní nejsou data analyzována čárkou, ale po zbytek dne to bude. Chcete-li to opravit, zavřete a znovu otevřete Excel.
Krok 3 průvodce vás požádá, abyste každý sloupec deklarovali jako Obecný, Textový nebo Datumový. Je v pořádku ponechat sloupce nastavené jako Obecné.
Po rozdělení státu a PSČ do sloupce B vyberte B2: B99 a znovu zvolte Data, Text do sloupců. Tentokrát, protože každý stav má dva znaky, můžete použít Pevnou šířku v kroku 1 průvodce. Chcete-li zachovat úvodní nuly v PSČ, vyberte druhý sloupec a v kroku 3 průvodce vyberte jako datový typ Text.
Spropitné
Mnoho dat bude s Fixed Width fungovat dobře, i když to nevypadá, že by se to vyrovnalo. Na dalším obrázku jsou první tři řádky písmem Calibri a nezdá se, že by byly seřazené. Pokud ale změníte písmo na Courier New, jako v řádcích 4: 7, uvidíte, že sloupce jsou dokonale seřazené.
Někdy najdete soubor dat, kde někdo pomocí Alt + Enter umístil data na nový řádek v buňce. Každý řádek můžete rozdělit do nového sloupce zadáním Ctrl + j do pole Další v kroku 2 průvodce, jak je znázorněno níže. Proč Ctrl + j? V 80. letech 20. století IBM prohlásila Ctrl + j za řádkový posuv. Ctrl + j lze také zadat v dialogovém okně Najít a nahradit.
Existují tři speciální situace, které Text na sloupce snadno zvládne:
- Data ve formátu RRRRMMDD lze změnit na skutečná data. V kroku 3 průvodce klikněte v dialogu na záhlaví sloupce, zvolte Datum a pak z rozbalovací nabídky vyberte YMD.
- Pokud máte záporná čísla, kde se za číslicí zobrazuje znaménko minus, přejděte ke kroku 3 průvodce, klikněte na tlačítko Upřesnit a vyberte Trailing Minus pro záporná čísla.
- Data zkopírovaná z obsahu budou často obsahovat vodítka teček, která sahají od textu k číslu stránky, jak je znázorněno níže. V kroku 2 průvodce vyberte Další, zadejte tečku a poté zaškrtněte políčko Považovat po sobě jdoucí oddělovače jako jednu.
