Někdo z rezervy americké armády se zeptal:
Mám jednoduchou tabulku s daty splatnosti. Existuje způsob, jak změnit termín splatnosti na zelenou, když jsou 10 dní ven, a poté červenou, když jsou na 5 dní?
Toto je snadný úkol pomocí podmíněného formátování. Tato funkce byla zavedena v aplikaci Excel 95. Umožňuje zadat až tři podmínky a na základě těchto podmínek automaticky změnit formátování buňky. Můžete změnit písmo, zvýraznit písmo, změnit barvu, barvu pozadí. Pokud máte buňky, které chcete sledovat, abyste zjistili, zda nezanechávají určitou toleranci, je skvělé použít podmíněné formátování.
Nejlepší metodou je nastavit podmíněný formát pro první buňku ve sloupci s daty a poté tento formát zkopírovat do všech ostatních buněk v rozsahu.
Řekněme, že váš rozsah dat je v E2: 200. Vybrali byste buňku E2 a postupujte podle těchto kroků: (posunutím trochu dolů zobrazíte obrázek při čtení …)
- Z nabídky vyberte Formát - Podmíněné formátování …
- Vlevo od dialogového okna Podmíněné formátování je rozbalovací nabídka s názvem „Hodnota buňky je“. Klikněte na toto DropDown a změňte hodnotu na „Vzorec je“. Tím se změní pravá strana dialogového okna na jedno dlouhé pole.
- Do tohoto pole zadejte tento vzorec:
=(E2-TODAY())<6(Všimněte si, že pokud vaše první datum není v E2, změňte E2 na buňku, ve které se nacházíte) - Klikněte na tlačítko Formát v dolní části dialogového okna podmíněného formátování.
- Uprostřed karty Písmo je rozbalovací nabídka barev. Vyberte červenou. Nebo - vyberte žlutou a na kartě vzory vyberte červenou. Díky tomu budou opravdu vynikat. Kliknutím na OK se vrátíte do dialogu Podmíněné formátování.
Výše uvedené kroky způsobí, že data splatnosti do 5 dnů od dnešního dne zčervenají. Zatímco jste stále v dialogovém okně podmíněného formátování, proveďte tyto kroky:
- Klikněte na tlačítko Přidat >> ve spodní části dialogového okna a zobrazí se nová Podmínka 2.
- Změňte „Hodnota buňky je“ na „Vzorec je“
- Zadejte vzorec
=(E2-TODAY())<11 - Klikněte na tlačítko Formát a vyberte modré písmo a zelený vzor. Kliknutím na OK zavřete dialogové okno Formátovat buňky.
- Váš dialog podmíněného formátování by měl vypadat jako tento. Klikněte na OK.
Už tam skoro jsme. Jakmile projdete všemi těmito kroky, abyste získali podmíněný formát nastavený pro první buňku, je snadné použít funkci Vložit jinak ke zkopírování formátů do celého rozsahu dat. Když vložíte speciální formáty, zkopíruje se také podmíněné formátování.
- Vyberte buňku, do které jste přidali podmíněné formátování. V tomto příkladu je to E2.
- Z nabídky zvolte Upravit - Kopírovat.
- Zvýrazněte všechna ostatní data ve svých datech - E3: E200. Pokud budete přidávat další data, můžete zvýraznit některé řádky navíc.
- Z nabídky zvolte Upravit - Vložit jinak…
- V dialogovém okně Vložit jinak vyberte 4. položku v levém sloupci - Formáty.
- Klikněte na OK.
Tím se zkopíruje podmíněné formátování do všech buněk, které jste vybrali. Všimněte si, že také zkopíruje ohraničení a formáty čísel, takže po provedení této operace budete možná muset upravit ohraničení.
Poznámky:
- Existuje limit 3 podmíněných formátů, které lze použít na libovolnou buňku. Včetně výchozího formátování, které se vztahuje na buňky, které nesplňují žádnou z podmínek, to znamená, že na buňku můžete automaticky použít až 4 formáty.
- Pokud to potřebujete rozšířit na více než 4 formáty, budete muset napsat makro ve VBA. Makro bude relativně pomalé, protože po provedení jakékoli změny v tabulce bude muset aktualizovat všechny buňky. K tomu si můžete také najmout konzultanta v Excelu.
- Nejtěžší částí nastavení podmíněného formátování je napsání vzorce do pole vzorce. Nezapomeňte vzorec vždy začínat znaménkem rovná se. V knize by mohla být celá kapitola věnovaná různým vzorcům, které lze do tohoto pole napsat. Je možné zadat vzorce, které zcela závisí na jiných buňkách.
- Pokud opustíte zadání vzorce a vrátíte se později k úpravě vzorce, má Excel ošklivý zvyk interpretovat znak backspace jako pokus ukazovat na buňky. To vždy změní váš vzorec na špatnou věc. Stisknutím klávesy Escape se vrátíte k původnímu vzorci. Je užitečné zvýraznit chybný text pomocí myši a poté zadat další.
