V dnešní epizodě jsem porovnával, jak najít nebo odstranit duplikáty. Excel 2007 nabízí skvělé nové způsoby, jak toho dosáhnout. První 3 tipy fungují v jakékoli verzi aplikace Excel. Poslední 2 metody fungují pouze v aplikaci Excel 2007.
Metoda 1:
V rozšířeném filtru použijte jedinečnou možnost
- Napravo od svých dat zkopírujte záhlaví ze sloupce, kde chcete najít jedinečné hodnoty.
- Vyberte buňku v datové sadě.
- V aplikaci Excel 97-2003 zvolte Data - Filtr - Pokročilý filtr. V aplikaci Excel 2007 vyberte ikonu Upřesnit ze skupiny Seřadit a filtrovat na pásu karet Data.
- Zvolte Kopírovat do jiného umístění
- V poli Kopírovat do zadejte kopii vašeho záhlaví. Na obrázku je to buňka D1
- Zaškrtněte políčko Pouze pro jedinečné záznamy
- Klikněte na OK
Excel vám poskytne jedinečný seznam zákazníků ve sloupci D.
Metoda 2:
Pomocí vzorce určete, zda je tento záznam jedinečný
Funkce COUNTIF může spočítat, kolik záznamů nad aktuálním záznamem odpovídá aktuálnímu záznamu. Trik, jak tuto práci provést, je použít v odkazu jeden znak dolaru. Pokud zadáváte vzorec v C2 a odkazujete na A $ 1: A1, znamená to: „Začněte od absolutního odkazu A1 a přejděte dolů k záznamu nad aktuálním záznamem“. Když tento vzorec zkopírujete dolů, první A $ 1 zůstane stejný. Druhá A1 se změní. V řádku 17, bude vzorec v C2 číst =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Jakmile zadáte vzorec do C2 a zkopírujete ho do všech řádků, měli byste zkopírovat C2: C15 a poté pomocí Upravit - Vložit speciální hodnoty převést vzorce na hodnoty. Nyní můžete řadit sestupně podle sloupce C a jedinečné hodnoty budou v horní části seznamu.
Metoda 3:
Pomocí kontingenční tabulky získáte jedinečné zákazníky
Kontingenční tabulka je skvělá při hledání jedinečných hodnot. Toto je nejrychlejší způsob v aplikaci Excel 2000-2003.
- Vyberte buňku v datové sadě.
- Zvolte Data - kontingenční tabulka a sestava kontingenčního grafu.
- Klikněte na Dokončit.
- V seznamu polí kontingenční tabulky klikněte na pole Zákazník. Klikněte na tlačítko Přidat do.
Excel vám ukáže jedinečný seznam zákazníků.
Metoda 4:
Novinka v aplikaci Excel 2007 - K označení duplikátů použijte podmíněné formátování
Excel 2007 nabízí nové metody hledání duplikátů. Vyberte rozsah zákazníků. Na pásu karet Domů vyberte Podmíněné formátování - Zvýrazněte pravidla buněk - Duplikovat hodnoty a klikněte na OK.
Pokud je název nalezen dvakrát, Excel zvýrazní oba výskyty názvu. Pak byste chtěli seřadit všechny zvýrazněné buňky nahoru.
- Klikněte na libovolné pole ve sloupci zákazníka. Klikněte na tlačítko AZ na pásu dat.
- Najděte buňku, která má červené zvýraznění. Klikněte pravým tlačítkem na buňku. Zvolte řazení - nahoře vložte vybranou barvu buňky.
Metoda 5:
Novinka v aplikaci Excel 2007 - Použijte ikonu Odebrat duplikáty
Varování!
Tato metoda je vysoce destruktivní! Než to uděláte, vytvořte si kopii své datové sady!
- Zkopírujte rozsah dat do prázdné části listu
- Vyberte buňku v datové sadě.
- Na pásu dat klikněte na Odebrat duplikáty.
- Dialog Odebrat duplikáty vám poskytne seznam sloupců. Vyberte sloupce, které je třeba vzít v úvahu. Pokud jste například potřebovali odebrat záznamy, u kterých byl zákazník i faktura totožné, zaškrtněte u obou políček políčko.
V tomto případě se snažíte získat jedinečný seznam zákazníků, proto vyberte pouze pole Zákazník.
- Klikněte na OK.
Excel odstraní záznamy z vaší datové sady. Bude hlásit, že bylo odstraněno n duplikátů a zůstalo nn záznamů.
Jak vidíte, existuje mnoho metod pro zacházení s duplikáty. Excel 2007 přidává do vašeho arzenálu dva nové nástroje.
Podle mých zkušeností se auditoři často pokoušejí najít duplikáty, aby zjistili, zda byla zpráva nadhodnocena. Když jsem psal Excel pro auditory , zabývám se Excelem i Excelem 2007.
