Forenzní auditoři mohou pomocí aplikace Excel rychle procházet statisíce záznamů, aby našli podezřelé transakce. V tomto segmentu se podíváme na některé z těchto metod.
Případ 1:
Adresy dodavatele vs. adresy zaměstnanců
Pomocí funkce MATCH můžete porovnat číselnou část poštovní adresy vašich záznamů zaměstnanců s číselnou částí poštovní adresy vašich prodejců. Je nějaká šance, že někteří zaměstnanci také prodávají společnosti služby?
- Začněte seznamem dodavatelů a seznamem zaměstnanců.
- Vzorec, jako například
=LEFT(B2,7), izoluje číselnou část adresy a několik prvních písmen názvu ulice.
- Vytvořte podobný vzorec pro izolaci stejné části adres dodavatele.
- Funkce MATCH vyhledá část adresy v C2 a pokusí se najít shodu v částech dodavatele v H2: H78. Pokud je nalezena shoda, výsledek vám sdělí relativní číslo řádku, kde je shoda nalezena. Pokud není nalezena žádná shoda, bude vráceno # N / A.
- Jakékoli výsledky ve sloupci MATCH, které nejsou # N / A, jsou potenciální situace, kdy zaměstnanec také fakturuje společnost jako dodavatele. Seřadit vzestupně podle sloupce MATCH a všechny záznamy o problémech se objeví v horní části.
Případ 2:
Neobvyklé výkyvy v databázi dodavatelů
Společnost má 5 000 prodejců. K vizuálnímu vyhledání 20 prodejců, kteří by měli být auditováni, použijeme bodový graf.
- Získejte seznam ID dodavatele, počet faktur, celková částka faktury pro tento rok.
- Získejte seznam ID dodavatele, počet faktur, celková částka faktury za předchozí rok.
- Použijte VLOOKUP k porovnání těchto seznamů s pěti sloupci dat:
- Přidat nové sloupce pro Count Delta a Amount Delta:
- Vyberte data v H5: G5000. Vložte bodový (XY) graf. Většina výsledků bude shlukována uprostřed. Máte zájem o odlehlé hodnoty. Začněte s prodejci v krabicové oblasti; poslali méně faktur za mnohem více celkových dolarů:
Poznámka
Chcete-li najít dodavatele spojeného s bodem, najeďte myší nad bod. Excel vám řekne delta počtu a delta množství, která se mají najít v původní sadě dat.
Případ 3:
Použití kontingenční tabulky k rozbalení
V tomto případě se podíváme na faktury a pohledávky. Prostřednictvím různých podrobností o datech zjistíte, které analytici pohledávek dvou účtů tráví páteční odpoledne v baru místo práce.
- Začal jsem dvěma datovými soubory. První jsou fakturační údaje, faktura, datum, zákazník, částka.
- Dalšími údaji jsou faktura, datum přijetí, přijatá částka, jméno reprezidenta
- Vypočítejte sloupec Dny platby. Toto je datum přijetí - datum faktury. Výsledek naformátujte jako číslo místo data.
- Vypočítejte den v týdnu. Tohle je
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Vyberte jednu buňku v datové sadě. Použijte Data - kontingenční tabulka (Excel 97-2003) nebo Vložit - kontingenční tabulka (Excel 2007)
- První kontingenční tabulka měla Days To Pay. Pravým tlačítkem klikněte na jednu hodnotu a zvolte Seskupit a Zobrazit detail - Seskupit. Seskupte kbelíky do 30 dnů.
- Přesuňte dny placení do oblasti sloupců. Umístěte zákazníky do oblasti řádků. Vložte výnosy do datové oblasti. Nyní můžete zjistit, kteří zákazníci platí pomalu.
- Odeberte dny placení a do oblasti sloupců vložte den v týdnu. Odeberte zákazníka a vložte Rep do oblasti řádků. Nyní můžete zobrazit částky přijaté podle dnů v týdnu.
- Vyberte buňku v datové oblasti. Klikněte na tlačítko Nastavení pole (na panelu nástrojů kontingenční tabulky v aplikaci Excel 97-2003 nebo na kartě Možnosti v aplikaci Excel 2007).
- V aplikaci Excel 97-2003 klikněte na Další. V aplikaci Excel 2007 klikněte na kartu Zobrazit hodnoty jako. Vyberte% řádku.
- Výsledek: Zdá se, že Bob a Sonia v pátek zpracovávají mnohem méně faktur než ostatní. Pusťte se do jejich kanceláře v pátek odpoledne, abyste zjistili, zda (a) skutečně pracují, a (b) jestli v zásuvce stolu visí do pátku hromada nezpracovaných šeků.
